Diskusi 6 Audit SDM
1. Audit pelatihan
Jawab :
Pelatihan merupakan proses peningkatan kompetensi pegawai dalam rangka mengisi kesenjangan antara kompetensi yang dimilikinya dengan tuntutan kompetensi jabatan saat ini. Pengembangan SDM-BK merupakan proses peningkatan kompetensi dalam rangka mengisi kesenjangan antara kompetensi pegawai yang dimilikinya saat ini dengan tuntutan kompetensi jabatan yang menjadi tanggung jawabnya sesuai rencana pengembangan karier.
Informasi tentang biaya pelatihan sangat dibutuhkan untuk:
· Memahami keseluruhan biaya pelatihan baik yang berupa biaya tetap maupun biaya variabel.
· Membandingkan dengan alternatif biaya pelatihan lainnya.
· Mengevaluasi proporsi biaya yang efektif untuk pengembangan, administrasi dan evaluasi pelatihan.
· Mengontrol biaya pelatihan.
Biaya pelatihan dibedakan antara biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung mencakup biaya instruktur, biaya konsultan, biaya perancangan program, biaya materi pelatihan, ruangan kelas, peralatan dan biaya perjalanan. Biaya tidak langsung mencakup biaya-biaya yang tidak terkait langsung dengan perancangan, pengembangan, dan pelaksanaan pelatihan. Seperti biaya alat kantor, fasilitas yang digunakan selama penyelenggaraan pelatihan.
Untuk mendapatkan gambaran yang tepat dalam membandingkan antara beragam biaya pelatihan, disarankan untuk menggunakan requirement model di mana pada setiap tahapan (training need analysis, perancangan, implementasi, evaluasi) dilakukan perhitungan dan perbandingan biaya peralatan, fasilitas, SDM, dan material yang digunakan untuk masing-masing program pelatihan atau biaya setiap tahap dihitung dan dibandingkan dengan biaya keseluruhan program pelatihan.
Untuk menilai manfaat (benefit) pelatihan, kita harus mengkaji kembali tujuan dari pelatihan yang sesungguhnya apakah untuk mengurangi biaya produksi, mengurangi biaya lembur, ataukah untuk mempertahankan pelanggan. Dalam hal ini ternyata:
· hampir semua riset para ahli akademis dan praktisi mengutarakan bahwa pelatihan memberikan manfaat;
· penerapan pilot proyek di mana pelatihan yang lebih dulu diberikan pada sekelompok peserta akan memberikan manfaat bagi perusahaan untuk menentukan apakah pelatihan tersebut akan diterapkan atau tidak diterapkan bagi keseluruhan pegawainya.
Bagaimana audit biaya pelatihan dengan menggunakan analisa cost benefit dapat Anda lihat pada ilustrasi berikut.
KASUS PT NN
PT NN perusahaan kontraktor yang memproduksi panel mempunyai 300 pekerja, 48 penyelia, 7 superintenden yang bekerja secara shift dan seorang plant manager. PT NN menghadapi 3 masalah yang cukup serius:
· 2% dari keseluruhan panel yang diproduksi setiap harinya, ditolak oleh karena kualitasnya tidak sesuai standar.
· Area produksi tidak tertata baik dan rapi.
· Tingkat kecelakaan yang terjadi lebih besar dari rata-rata kecelakaan yang terjadi pada industri sejenis.
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, perusahaan menyelenggarakan pelatihan bagi para penyelia mengenai pengelolaan kinerja, coaching & counseling, dan budaya kerja. Pelatihan dilakukan di sebuah hotel yang lokasinya dekat dengan pabrik. Program pelatihan dirancang oleh konsultan dan menggunakan video tape dan instruktur pelatihan juga dari lembaga konsultan. Rincian perkiraan biaya dapat Anda lihat pada Tabel dibawah ini
Biaya Program Pelatihan bagi Para Penyelia PT NN
Biaya Langsung
Instruktur 12 hari a RP 1.250.000 per hari Rp 15.000.000
Fringe Benefits (25% gaji) Rp 3.750.000
Biaya perjalanan Rp -
Material ( Rp 600.000 x 56 peserta) Rp 33.600.000
Ruang kelas dan peralatan (12 hari a Rp 500.000/hari) Rp 6.000.000
Refresments ( Rp 40.000/hari x 3 hari x 56 peserta) Rp 6.720.000
Total Biaya Langsung Rp 65.070.000
Biaya Tidak langsung
Pengelola pelatihan Rp -
Imbal jasa staf administrasi Rp 7.500.000
Fringe Benefit (25% gaji) Rp 1.870.000
Surat menyurat & telepon dan lain-lain Rp -
Materi pembelajaran Rp 40.000 x 56 peserta Rp 2.240.000
Total Biaya tidak langsung Rp 11.610.000
Biaya Pengembangan Biaya mengikuti program Rp 36.000.000
Registrasi Rp 14.000.000
Perjalanan dan akomodasi Rp 9.750.000
Gaji Rp 6.250.000 Benefit (25% gaji) Rp 1.560.000
Total Biaya pengembangan Rp 67.560.000
Biaya Overhead
Top management time & dukungan umum perusahaan 10%
(biaya langsung, biaya tidak langsung, biaya pengembangan) Rp 14.430.000
Gaji peserta ( tidak bekerja selama pelatihan) Rp 169.690.000
Total biaya pelatihan Rp 328.360.000
Biaya per peserta Rp 5.870.000
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, perusahaan menyelenggarakan pelatihan bagi para penyelia mengenai pengelolaan kinerja, coaching & counseling, dan budaya kerja. Pelatihan dilakukan di sebuah hotel yang lokasinya dekat dengan pabrik. Program pelatihan dirancang oleh konsultan dan menggunakan video tape dan instruktur pelatihan juga dari lembaga konsultan. Rincian perkiraan biaya dapat Anda lihat pada Tabel
Lebih lanjut hasil perhitungan manfaat pelatihan dengan penilaian terhadap keuntungan yang didapat dari peningkatan kualitas panel, keteraturan area pabrik, penurunan tingkat kecelakaan setelah pelatihan adalah sejumlah Rp 2.208.000.000. Dengan demikian
ROI Pelatihan = Return/Investment = Operational Result/Training Cost
= Rp 2.208.000.000/Rp 328.360.000 = 6.7
2. Audit pengembangan Organisasi Departemen/Unit Kerja SDM
Jawab :
Audit pengembangan lebih fokus pada pemenuhan SDM berkompeten yang secara potensi diasumsikan mampu mengatasi tuntutan pekerjaan di masa depan. Pada intinya pengembangan SDM tidak terlepas dari sistem karier.
Kaitannya dengan biaya pengembangan, dalam menilai biaya pengembangan organisasi Departemen/unit kerja SDM SDM minimal mencakup komponen:
· Biaya penyempurnaan struktur organisasi Departemen/unit kerja SDM SDM termasuk di dalamnya biaya penyempurnaan uraian dan spesifikasi jabatan.
· Biaya penyempurnaan kebijakan dan standardisasi sistem SDM.
· Biaya penyempurnaan standard operating procedure SDM.
· Biaya peningkatan teknologi dalam administrasi rutin SDM.
· Biaya peningkatan kompetensi pejabat, staf dan pelaksana SDM.
Sumber :
Modul EKMA4476
Komentar
Posting Komentar